【エクセル(Excel)】ドロップダウン:リストを活用して業務効率を上げよう!

エクセル

数値や項目を入力していると、時には間違い(ミス)が発生してしまいます。

入力項目を選択できるようにしておくと、入力ミスを未然に防ぐことが可能となります。

また、他の方に入力を依頼しようとしたとき、受け取った相手は指定外の項目を入力しようとするとエラーメッセージが発生するため、ヒューマンエラーの削減に繋がります。

よって複数で対応した場合でも、意思疎通が図りやすくなります。

そして集計したいときは、作成したリストの数で集計ができるため、業務効率向上にも繋がります。

今回は、ドロップダウンの作成方法をお伝えしたいと思います。

ドロップダウンを設定する方法

手順① 余白(別シートでも可)に入力したいリストを作成しておこう。

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手順② 入力規則を設定するセル範囲を選択します。

上図(手順①)でいうと、C2からC8となります。

※ここではC8までですが、リストがある所まで範囲を選択しましょう。

手順③ タブの『データ』を選択し、『データの入力規則』をクリックします。

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手順④ ドロップダウンリストを設定します。

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ここでは2項目の設定を行い、OKをクリックして下さい。

  • 入力値の種類
  • 元の値(リストの項目として参照するセル範囲を指定します)

手順⑤ リストに表示する内容を選択できるようになります。

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ドロップダウンを使用することで得られる効果

入力ミスによるヒューマンエラーの削減 → 業務品質の向上

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最後に!

ドロップダウン機能を覚えて、作業効率向上に繋げよう。

私の合言葉は、~効率化を図り、人生を豊かなものに変えよう~

さぁExcelを一歩ずつ習得し、未来を切り開いていこう!!!

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